INFORMACION
Y CONTABILIDAD
DE GESTION
Vicente
M. Ripoll Feliu
(Acción
Empresarial: 4º Trimestre 1990)
Los
rasgos económicos distintos o diferenciadores de la sociedad actual con
respecto a décadas pasadas se evidencian por medio de una serie de factores,
tales como: revolución tecnológica, incremento de las unidades de consumo,
avances en el campo informático, robotización, racionalización, información,
descentralización, etc.
Estos aspectos han propiciado la aparición de una nueva mentalidad, una
nueva cultura empresarial, en aquellas personas que tienen que llevar a cabo la
dirección de la empresa, traduciéndose esto en una mejor y más abundante
información, que relaciona los aspectos anteriormente señalados.
Esa necesidad informativa aparece en el momento que se comprueba que
para diferenciarnos de la competencia, incrementar los resultados o tener un
mayor grado de penetración de nuestros productos en el mercado, hace falta
organizarse, programarse y controlar sistemáticamente todos los aspectos de
la gestión de la empresa, a fin de no dejar nada a la improvisación.
En gran parte muchos de los fracasos empresariales de la crisis de los
años setenta, y de algunas empresas en la actualidad, se deben a la carencia
o insuficiencia de adecuados sistemas de información y control.
Gran parte del éxito que consigue una empresa se debe a una organización,
programación y control racional de las actividades por ella desarrolladas.
Eso nos lleva a que no sea suficiente tener un conocimiento amplio del
entorno que nos rodea, o más concretamente del mercado en el cual operamos,
sino que también se debe conocer a fondo el ámbito interno de la empresa.
Los rasgos señalados anteriormente, relativos a ampliación de los
mercados, incesante evolución tecnológica, etc., ha llevado aparejado en
algunos casos el aumento de la dimensión de las empresas.
Este crecimiento ha producido también un aumento de los costes y la
aparición de problemas en el plano de la organización interna.
En el momento en que la dirección de la empresa no ha podido hacer
frente al control de la gestión en sus múltiples aspectos, ha tenido que pasar
a descentralizase. Este proceso
lleva a que se genere una delegación de autoridad y responsabilidad de algunas
de las funciones directivas. Pero
con el fin de que la dirección pudiera continuar desarrollando las finalidades
de coordinación y control, a pesar de tal descentralización se ha tenido que
ir a la búsqueda de instrumentos adecuados que permitan equilibrar los
efectos negativos de la amplia autonomía concedida a los diferentes segmentos
empresariales. Estas modernas técnicas
de planificación y control no podían pasar por alto aquella parte de la
contabilidad que está más relacionada con los procesos productivos, surgiendo
por tanto la contabilidad de costes como una herramienta de ayuda a la dirección.
En la evolución natural que sigue la contabilidad en las últimas décadas
ha tenido mucho que ver la revolución tecnológica a que antes nos referíamos,
sobre todo en la parte que afecta a la información, y que se materializa en el
campo contable, dentro de los sistemas de información, ya que los mismos se han
ido adaptando a las nuevas y crecientes exigencias de la gestión empresarial.
La contabilidad de costes se ha visto afectada por ese desarrollo hasta
cotas altamente perfeccionadas de la información, lo cual ha redundado en la búsqueda
de soluciones, más rápidas y menos complejas, de aquellos problemas
relacionados con el establecimiento y determinación de los costes
empresariales. La incorporación
del ordenador a la empresa también tuvo mucho que ver con la solución de
esos problemas, ya que la gran cantidad de datos contables y estadísticos se
podían disponer con un coste mínimo, además, la rapidez con que conseguía
esa información, aumentó la utilizada para la dirección.
Una vez explicados algunos de los rasgos que han incidido en la
configuración actual de las empresas nos es más fácil entender dos tendencias
relativas al campo de acción y por tanto de las funciones y cometidos que se le
atribuyen a la contabilidad de costes. Así,
tenemos una tendencia restrictiva, en la cual la preocupación de este tipo de
contabilidad está basada en la determinación de los costes relativos a los
factores de la producción (materia prima, mano de obra y costes indirectos de
fabricación), con el fin de poder llevar a cabo la valoración de los
distintos inventarios. Bajo esta
acepción, la contabilidad de costes reclasifica por destino los gastos (grupo 6
del Plan General de Contabilidad español), que la contabilidad financiera ha
clasificado por naturaleza con el fin de llevar a cabo el cálculo de coste de
los productos fabricados (coste de producción).
La otra tendencia, extensiva, analiza desde el punto de vista de la gestión
el lugar que debe ocupar la Contabilidad de Costes en el esquema de la
organización empresarial, suministrando a la misma la consistencia económica
exacta de los hechos empresariales y sugiriendo su interpretación para los
fines de la política general.
Esto ha dado lugar a que desde el objetivo original, facilitado por la
tendencia restrictiva, encaminado a la recogida y determinación de los costes
reales de las unidades producidas, se hayan ido atribuyendo poco a poco otros
cometidos y metas, que han ampliado su campo de acción.
Mientras que bajo el primer enfoque este tipo de contabilidad era
utilizado únicamente en empresas industriales (de ahí su denominación hace
unos años de contabilidad industrial), en la actualidad se aprovecha su
esencia analítica, y sus servicios son utilizados en otros sectores, en los que
se siente la necesidad y la conveniencia de análisis precisos en materias de
costes.
Al expandirse los procedimientos contables, éstos ya no sólo determinan
el coste de producción de un producto terminado o el de prestar un
servicio, al final del ejercicio económico, sino que dichos cálculos son
obtenidos en el mismo período de tiempo en que se está llevando a cabo la
transformación de factores en productos ya que esa es la única forma en que la
dirección puede ejercer un control efectivo sobre los distintos tipos de
costes.
La dirección de la empresa necesita, por tanto de la formulación de
objetivos y programas que tiendan a prever, con anticipación suficiente,
acontecimientos vitales (producción, ventas, compras, prestación de
servicios, etc.), y a enfrentarse con los riesgos que surgen al llevar a cabo
inversiones importantes. Esta formulación
deberá expresarse en términos de cantidades y costes, o sea en base a especificaciones
de carácter técnico y económico. La
capacidad de análisis se utilizará, por consiguiente, para prever y
controlar, y los datos suministrados por la contabilidad de costes deben
permitir a la dirección la intervención más eficaz y segura para el logro de
los objetivos y programas. Esto
ha llevado a que la Contabilidad de Costes al ampliar su campo de acción se
convierta en un subconjunto de la denominada Contabilidad de Gestión, la cual
no sólo se centra en el cálculo del coste del producto y en la valoración de
los inventarios de la empresa, sino que además suministra la información
adecuada para llevar a cabo un adecuado control de las condiciones de trabajo,
convirtiéndose también en apoyo imprescindible para la adopción racional de
las decisiones de gestión.
Los hechos anteriores han originado que dentro de la profesión contable
se empiece a considerar esta nueva extensión del campo de acción de la
Contabilidad de Costes, y recientemente se creó en el seno de la Asociación
Española de Contabilidad y Administración de Empresas la Comisión de
Principios de Contabilidad de Gestión, en donde estamos trabajando para
responder al interés de distintos sectores empresariales, que demandaban la
existencia de pronunciamientos, al igual que se realiza en la doctrina
americana, respecto a la gran cantidad de temas y facetas relacionadas con la
contabilidad de gestión. Esto dio
su primer fruto en enero de 1990 con la aparición del Documento número 1,
denominado "El marco de la Contabilidad de Gestión".
En él se indica que esta contabilidad surge de la evolución de la
contabilidad de costes, con el fin de hacer frente a las mayores demandas informativas
de la empresa moderna y se define como aquella rama de la contabilidad que tiene
por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así
como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización
la información relevante para la toma de decisiones empresariales, estando el
contenido de la misma relacionado con los temas siguientes:
- La organización del proceso
productivo.
- La optimización de la
capacidad existente.
- La utilización de los
medios disponibles.
- El factor humano.
- El aprovisionamiento de los
factores corrientes de la producción.
- El análisis y la relación
de causalidad en las desviaciones controlables.
- La asignación de
responsabilidades.
Cualquier modelo que utilice la contabilidad de gestión tratará de
suministrar una información racional a través del cálculo de los costes y su
relación con los ingresos de los distintos productos, con el fin de poder
efectuar el análisis de márgenes y resultados y la toma de decisiones con un
menor índice de riesgo.
Para la Comisión, el modelo de contabilidad de gestión analizará las
fases siguientes:
- Establecer unas normas.
- Programar a corto plazo.
- Confeccionar los presupuestos.
- Controlar la gestión de las
actividades.
Al realizar la contabilidad de gestión un análisis técnico-económico
de la faceta interna de la empresa, y exponer su grado de funcionalidad y
adaptación al medio ambiente, el modelo elegido debe suministrar en todo
momento la información deseada.
La contabilidad de gestión no se rige por principios tan rigurosos y
normativos como la contabilidad financiera, sino por normas generalmente
aceptadas que suministran la información global o fragmentada de los
diferentes objetos de coste, y permiten analizar y tomar decisiones
estableciendo un control preventivo y correctivo.